Layered Process Audit - LPA

1- LPA ?

Layered Process Audit : Nous connaissons les audits Système, Processus et Produit. 

LPA est associé aux audits processus. Il s'agit d'audits focalisés sur le processus de fabrication du produit (réception, stockage, production, expédition, maintenance). On les appelle "layered" car ils sont réalisés par différents niveaux de la hiérarchie (layer=couche) de l'entreprise (superviseur/chef d'équipe..., ingénieur..., manager, directeur usine).

Appelé aussi VRS (Vérification Respect des Standards) chez PSA ou audit observation poste chez Renault-Nissan.

Les audits LPA sont une exigence dans la nouvelle norme IATF 16949.

2- Pourquoi le LPA ?

L'audit LPA est destiné à vérifier, par différents niveaux de l’entreprise, le bon fonctionnement et le respect des standards.

L'audit LPA a pour objectif de s'assurer que les procédures, instructions de travail, gammes de contrôle, gammes de conditionnement, règles 5S et systèmes anti-erreur sont en place, connus et respectés.

Il est très important et primordial d'inclure dans l'audit LPA la vérification du bon fonctionnement des systèmes anti-erreur (Poka Yoke). Se sont des verrous qualité de l'usine mis en place pour garantir la qualité : protéger le client interne (étape suivante du process), le client externe, réduire le scrap...

3- Comment ?

L'audit LPA est réalisé via une checklist qui doit être définie.

L'audit doit être orienté terrain (shop floor).

L'audit LPA doit être préparé via un planning qui couvre le processus d'élaboration du produit. Vous pouvez par exemple décomposer l'usine/processus en étapes/zones ou le faire par poste/machine/opération. Tout dépend de la taille de l'entreprise et de l'organisation de l'usine (UAP ou pas) et de la nature du processus de fabrication (standalone station, lignes d'assemblage...)

Le planning doit couvrir l'ensemble des opérations de réalisation du produit.

Le planning doit être préparé et diffusé aux auditeurs internes.

L'audit est mené via la checklist et les résultats doivent être enregistrés et traités. Les écarts et actions doivent être compilés et exploités pour identifier les zones d'actions prioritaires.

La différence entre LPA et l'audit process est la réaction. Les écarts détectés durant l'audit LPA doivent être corrigés dans l'immédiat et les actions/pilotes enregistrés sur la checklist. Il est fondamental d'assurer le traitement immédiat des non-conformités relevées. C'est l'essence même du LPA et son esprit de base.

Si des écarts ont été relevés mais ne peuvent pas être corrigés dans l'immédiat alors, ils sont documentés avec les actions et pilotes. Puis, un suivi doit être assuré afin d'assurer la clôture des actions.

La réalisation des audits LPA par différents niveaux de l'entreprise permet aussi de veiller à la clôture des actions et la détection des problèmes récurrents et/ou non résolus définitivement.

4- Quoi ?

Les audits LAP doivent consister à vérifier:

- L'existence et le respect des standards sur le poste: instructions, gammes, procédures..

- Traitement du produit non conforme.

- Vérification du bon fonctionnement des systèmes anti-erreur (Poka Yoke).

- Qualification de l'opérateur: par l'observation au poste et non par la vérification de la présence de son nom dans la grille de polyvalence. L'observation au poste viendra consolider/valider ce qui est sur la grille de polyvalence.

- On entend par respect des standards, les standards Sécurité, Qualité, Environnement, 5S, règles au poste...

Vous pouvez organiser votre checklist par rubrique/catégorie (5S, Sécurité, Formation, Respect standards...). Dans chaque rubrique vous listez les points à vérifier. Cela vous permettra d'en exploiter plus résultats facilement. Je le recommande fortement.

Il est aussi recommandé de ne pas faire de barème de cotation (satisfaisant, partiellement satisfaisant, très satisfaisant, non satisfaisant...). Mais plutôt "Conforme/Non conforme", "OK/NOK", "1/0". La finalité du LPA est de vérifier le respect des standards donc, soit le standard est respecté est on est BON, soit il est respecté partiellement ou pas du tout et on est MAUVAIS. Il n'y pas d'étape intermédiaire entre le conforme et le non conforme car il s'agit là du processus de fabrication du produit qui au final réalise le produit à livrer (pour lequel le client paie pour être satisfait et ne pas avoir de défaut/non conformité).

5- Qui ?

Les audits LPA sont réalisés par différents niveaux de la hiérarchie, principalement:

- Superviseurs, chefs d'équipe, techniciens : niveau 1

- Ingénieurs, coordinateurs : Niveau 2

- Managers, responsables des départements, directeurs, directeur usine : Niveau 3

On peut aussi décrotiquer les niveaux comme suit:

- Niveau 1: techniciens, superviseurs, ingénieur, coordinateurs.

- Niveau 2: Managers, chefs de départements

- Niveau 3 : Directeur Usine, Directeur Général...

Il faut que la population majoritaire réalisent le niveau 1 car la fréquence est plus élevée.

Les auditeurs doivent être formés au préalable sur l'utilisation du support d'audit (checklist) et la compréhension et bonne interprétation des critères d'audit. De même, toujours rappeler que le traitement des écarts se fait dans l'immédiat. Les actions nécessitant un delai (commande, intervention prestataire...) doivent être enregistrées et suvies jusqu'à leur clôture.

Attention: les audits LPA ne sont pas une affaire du département Qualité. Le département Qualité doit jouer le rôle de facilitateur: orienter, fournir le support...

Certaines entreprises mettent les audits LPA sous la presponsabilité du département Production/Manufacturing/Operations. Ils sont désignés comme propriétaire (owner) de la démarche et sont tenus responsables de son exécution, son suivi et sa réussite.

- Si ces derniers perçoivent le LPA comme un outil de progrès car il les aident à identifier les failles/écarts et les traiter immédaitement, alors ils réussissent et enregistrent un progrès remarquable.

- S'ils perçoivent le LPA comme une corvée administrative et des checklists à remplir, alors ils vont échouer à coup sûr et continueront à trainer les problèmes du quotidien et à en faire les frais (scrap, Poka Yoke non opérationnels ayant laissé passer des pièces non conformes vers le client interne/externe...).

Le management DOIT IMPERATIVEMENT réaliser les audits LPA. Il doit donner l'exemple. Un management qui s'exempte de sa propre initiave de faire les audits LPA poussent les autres niveaux à en faire de même ou à le faire de manière baclée (renseigner des checklists de manière administrative: tout est OK) et la démarche finira par périr.

6- Quand ?

A quelle fréquence doit-on faire les LPAs.

La fréquence dépend de l'entreprise et de la complexité du processus mais aussi de de la structure de l'entreprise car elle détermine les ressources (nombre d'auditeurs).

Ce qui se pratique généralement:

Niveau 1: 1 audit par jour par auditeur ou 1 audit par équipe par auditeur.

Niveau 2: 1 audit par semaine ou 1 audit chaque 2 semaines.

Niveau 3: 1 audit par mois ou 1 audit chaque 2 semaines.

Des entreprises qui ont beaucoup progressés sur le LPA vont jusqu'à exiger pour le niveau 1: un audit par équipe par poste. C'est-à-dire dans chaque équipe tous les postes sont audités. Au final, il y a une certaine logique dans cette façon de faire car le rôle du superviseur/chef d'équipe/team leader est de veiller au bon fonctionnement de son unité/shift/ligne et le LPA consiste à vérifier ce bon fonctionnement.

7- Best Practices:

Parmi les meilleures pratiques (best practices) du LPA, c'est faire des LPA ciblés:

On compilant/exploitant les données du niveau 1 (dont les fréquences sont élevées) et en faisant une analyse Pareto des résultats obtenus, on identifie les zones à risque (avec le plus de non conformité ou des non conformités récurrentes). On peut aussi en dégager les critères non conformes récurrents sur différents postes/opérations...Cela nous permet de cibler les audits niveau 2 et 3. Par exemple, planifier tous les audits niveau 3 sur les zones à risque, cela permettra de s'assurer de la part du management que les problèmes sont résolus vu que le niveau 3 intervient après les niveaux 1 et 2. Ceci, permet aussi de donner un coup de pousse quand les choses n'avancent pas.

C'est aussi une façon de créer de la valeur ajoutée et du progrès rapidement. En fin de compte c'est en quelque sorte la règle de 20-80% !

L'analyse Pareto permettra aussi de définir des plans d'actions systémiques pour les écarts majeurs: les écarts communs entre plusieurs postes/lignes.

7- Références:

Si vous souhaitez approfondir vos connaissances dans le LPA, vous pouvez vous référer au manuel "Layered Process Audit Guidelines, code CQI-8" édité par l'AIAG.

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